Jakarta | Menurut hitungan Kementerian PANRB, hingga 2023 telah dibangun tidak kurang dari 27.400 aplikasi untuk mendukung berbagai urusan pemerintahan. Angka ini menunjukkan besarnya upaya digitalisasi sekaligus menggambarkan lanskap layanan digital yang berkembang melalui banyak sistem berbeda. Aplikasi tersebut dapat dibuat oleh kementerian, lembaga, maupun pemerintah daerah sesuai kebutuhan masing-masing. Namun, pertumbuhan semacam ini tidak otomatis berarti pelayanan menjadi lebih sederhana bagi masyarakat. Ketika sistem dibangun secara terpisah, pengguna mungkin harus berpindah antar-kanal, mengulang pengisian informasi, atau memahami prosedur yang berlainan. Bagi penyelenggara, banyaknya platform juga menambah kebutuhan pengelolaan, pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan teknologi. Karena itu, jumlah aplikasi perlu dibaca bersama mutu keterhubungan dan kemudahan akses layanan.
Risiko lain muncul ketika beberapa aplikasi menjalankan fungsi yang serupa atau tumpang tindih. Pengembangan sistem tanpa koordinasi yang memadai dapat membuat instansi menyediakan layanan sejenis dengan alur dan basis data masing-masing. Akibatnya, sumber daya untuk membangun dan merawat teknologi berpotensi digunakan berulang, sementara pengguna tidak selalu mengetahui kanal mana yang tepat. Masalah berikutnya adalah layanan yang tidak terintegrasi. Informasi yang dimasukkan melalui satu aplikasi belum tentu tersedia di sistem lain, sehingga proses administrasi dapat memerlukan verifikasi berulang dan pertukaran data secara manual. Situasi ini juga menyulitkan pemerintah memperoleh gambaran utuh mengenai layanan maupun kebutuhan warga.
Jika data tersebar dalam sistem yang tidak saling terhubung, fragmentasi dapat menghambat konsistensi informasi dan pemanfaatannya untuk perencanaan. Inilah konteks penting kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE): pemerintah mendorong tata kelola digital yang lebih terpadu, termasuk koordinasi aplikasi, proses bisnis, dan data antarlembaga. Arah tersebut dimaksudkan untuk mengurangi duplikasi serta memperkuat kesinambungan layanan, bukan sekadar menambah kanal digital. Meski demikian, kebijakan tidak serta-merta menghapus kendala yang telah terbentuk. Penyelarasan sistem membutuhkan standar bersama, pembagian tanggung jawab yang jelas, integrasi teknis, dan perubahan cara kerja. Dengan demikian, keberhasilan SPBE perlu dinilai dari sejauh mana layanan benar-benar tersambung dan data dapat digunakan secara tepat, bukan hanya dari jumlah aplikasi yang tersedia.
Persoalan digitalisasi pemerintahan tidak selalu terletak pada ketiadaan perangkat, aplikasi, atau jaringan. Di balik pilihan teknologi, terdapat persoalan paradigmatik: bagaimana birokrasi memahami masalah yang dihadapi dan menentukan langkah untuk menanganinya. Cara pandang ini berpengaruh pada solusi yang dipilih. Jika masalah langsung dibingkai sebagai kekurangan sistem, pembangunan aplikasi kerap dianggap sebagai jawaban paling masuk akal, bahkan sebelum kebutuhan pengguna dan kondisi informasi yang tersedia diperiksa secara menyeluruh.
Salah satu contoh yang mencerminkan pola tersebut adalah pelaporan berkala. Ketika instansi menghadapi kewajiban mengumpulkan laporan secara rutin, respons yang muncul dapat berupa membangun sistem pelaporan digital baru. Sistem itu mungkin mempercepat pengiriman formulir, tetapi belum tentu menjawab pertanyaan mendasar: apakah format laporan memang diperlukan, siapa yang membutuhkan informasinya, dan apakah data serupa sudah tercatat di tempat lain? Tanpa pemeriksaan itu, digitalisasi berisiko hanya memindahkan proses lama ke layar, sekaligus menambah pekerjaan input dan pemeliharaan bagi petugas.
Pola serupa terlihat ketika pemerintah membutuhkan data tentang penyandang disabilitas di suatu wilayah. Kebutuhan tersebut dapat langsung dijawab dengan membuat dashboard. Padahal, sebelum mengembangkan tampilan baru, instansi perlu mengetahui sumber data yang sudah ada, pihak yang mengelolanya, cakupan dan mutakhir tidaknya informasi, serta aturan akses dan pemanfaatannya. Dashboard tidak dengan sendirinya menghasilkan data yang lengkap atau akurat; ia hanya menyajikan informasi yang tersedia dengan cara tertentu. Jika sumbernya tersebar, definisinya berbeda, atau pembaruannya tidak teratur, visualisasi baru tidak menghilangkan persoalan tersebut.
Kedua contoh itu memperlihatkan kecenderungan menjadikan pembangunan sistem sebagai respons awal, alih-alih memulai dari pemeriksaan kebutuhan dan sumber informasi yang telah tersedia. Pendekatan yang lebih cermat mengharuskan instansi merumuskan masalah, memahami alur kerja, memetakan pemilik data, dan menilai mutu serta aksesibilitas informasi. Setelah itu, teknologi dapat dipilih sesuai fungsi yang benar-benar diperlukan—termasuk kemungkinan memperbaiki pertukaran data atau proses yang sudah berjalan, bukan selalu membangun platform baru. Dengan demikian, keberhasilan digitalisasi tidak diukur dari banyaknya aplikasi, tetapi dari apakah keputusan dan layanan menjadi lebih tepat, terkoordinasi, dan berguna bagi masyarakat.
Bayangkan sebuah instansi pemerintah pusat berencana membangun sistem baru untuk mengetahui jumlah sekolah dan puskesmas hingga tingkat desa. Informasi sedetail itu dapat membantu perencanaan layanan, pemetaan kebutuhan, dan pemantauan pemerataan fasilitas. Namun, sebelum merancang aplikasi, mengumpulkan data, atau meminta setiap daerah mengisi formulir baru, instansi perlu memeriksa apakah informasi yang dibutuhkan sebenarnya sudah tersedia di tempat lain.
Menurut sumber, data fasilitas pendidikan dan kesehatan pada prinsipnya merupakan bagian dari penyelenggaraan data sektoral di kementerian atau lembaga yang menangani bidang terkait. Dengan demikian, data sekolah mungkin telah dihimpun melalui proses sektoral pendidikan, sedangkan data puskesmas dapat berada dalam tata kelola sektor kesehatan. Keberadaan data tersebut tidak otomatis berarti bahwa datanya langsung dapat digunakan untuk semua kebutuhan. Perbedaan tujuan, waktu pembaruan, unit pencatatan, atau cara pengelompokan dapat memengaruhi kesesuaiannya. Karena itu, pemeriksaan awal bukan sekadar mencari berkas atau mengakses dasbor, melainkan memahami asal-usul serta karakter data yang tersedia.
Instansi yang hendak membangun sistem dapat mengajukan beberapa pertanyaan pemeriksaan. Pertama, apakah sumber data yang relevan telah diidentifikasi, termasuk kementerian atau lembaga produsen, sistem yang digunakan, dan mekanisme pemutakhirannya? Kedua, apakah definisi fasilitas, status operasional, lokasi, serta tingkat wilayah yang dicatat sesuai dengan kebutuhan sistem yang direncanakan? Perlu pula dinilai apakah cakupan datanya lengkap, misalnya apakah seluruh jenis sekolah atau puskesmas tercakup dan apakah informasi dapat ditelusuri sampai desa. Ketiga, apakah pembicaraan mengenai berbagi pakai data dengan instansi produsen sudah dimulai, termasuk pembahasan akses, format, jadwal pembaruan, dan tanggung jawab atas kualitasnya?
Pertanyaan tersebut membantu membedakan kebutuhan akan sistem baru dari kebutuhan untuk menyelaraskan atau menghubungkan sumber yang sudah ada. Jika definisi dan cakupan belum cocok, tindak lanjut dapat dibahas bersama produsen data sebelum pengembangan dilakukan. Pendekatan ini juga membuka ruang koordinasi sejak awal, sehingga pengumpulan berulang dapat dihindari dan perbedaan angka dapat ditelusuri. Pemeriksaan sumber bukan pengganti keputusan membangun sistem, melainkan landasan agar keputusan itu didasarkan pada pemahaman yang memadai atas data sektoral dan peluang pemanfaatannya.
Digitalisasi di lingkungan pemerintah belum sepenuhnya menghasilkan integrasi layanan maupun data. Kehadiran berbagai sistem elektronik memang menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi semakin luas, tetapi banyaknya aplikasi tidak dengan sendirinya membuat informasi antarlembaga terhubung. Layanan yang seharusnya dapat saling melengkapi masih berpotensi berjalan melalui sistem terpisah, dengan data yang dikelola menurut kebutuhan masing-masing instansi. Karena itu, kemajuan digital perlu dinilai bukan hanya dari jumlah aplikasi atau layanan yang tersedia, melainkan juga dari kemampuan sistem tersebut mendukung pertukaran dan pemanfaatan data secara terpadu.
Ketika integrasi belum optimal, setiap instansi masih mungkin mengembangkan aplikasi sendiri untuk menjalankan fungsi dan memenuhi kebutuhan operasionalnya. Aplikasi tersebut dapat dibuat tanpa keterhubungan yang memadai dengan sistem milik lembaga lain. Akibatnya, informasi yang sejenis bisa tersimpan dalam sejumlah tempat, sementara proses layanan dan pengelolaan data tetap terpisah. Kondisi ini membuat fragmentasi berlanjut meskipun berbagai pihak telah melakukan digitalisasi.
Baca juga: TNI Bersama Pemerintah Perkuat Penanggulangan Karhutla
